Wydział Gier i Ewidencji przypomina, że na podstawie terminarza kluby pełniące rolę gospodarza zawodów zobowiązane są ustalić konkretne daty, godziny i miejsca rozpoczęcia zawodów w całej rundzie, a następnie wprowadzić do systemu extranet w terminie nie krótszym niż 14 dni przed rozpoczęciem rundy rozgrywkowej.W przypadku nie wykonania w/w czynności na gospodarza zawodów nałożona zostanie automatycznie opłata regulaminowa w wysokości 100 zł.
Kolejną sprawę, na którą chcielibyśmy zwrócić uwagę to zmiany terminów meczów w systemie extranet .
Wyjaśnienie dlaczego:
I przypadek:
Zdarza się, że klub będąc gościem wpisuje w system informację o następującej treści:
,,Ustalono godzinę meczu z trenerem gospodarzy ‘’lub ,,ustalono telefonicznie z gospodarzem’’
Wpisy jak najbardziej właściwe, natomiast problemem jest klub, który jest gospodarzem i nie dokonuje akceptacji w systemie extranet uważając, że już wszystko jest załatwione.Otóż nie, aby Wydział Gier mógł dokonać akceptacji zmiany terminów musi widzieć w systemie fizyczny udział dwóch klubów czyli propozycję i akceptację, wystarczy wpisać np. zgadzam się lub akceptuje. To jest warunek aby WG zaakceptował zmiany terminów spotkań.
Mieliśmy kilka przypadków, że trenerzy zapominali przekazać informację o zmianie terminu spotkania osobie decyzyjnej w klubie, niektórzy wypierali się wcześniejszych ustaleń co do zmiany terminów, również Prezesi klubów dzwonili do WG i E z pretensjami, że trener nie jest osobą kompetentną do podejmowania takich decyzji.
II przypadek:
Wpis gospodarzy w systemie extranet o następującej treści:
,,Akceptujemy propozycję gości’’
Podobna sytuacja jak wyżej, tylko w tym przypadku to klub jako gość fizycznie nie złożył propozycji a dogadał się telefonicznie z gospodarzem, Po czasie okazuję się, że goście proponowali zupełnie inną godzinę spotkania. Niestety nie mając wcześniejszej widocznej propozycji gości nie jesteśmy stwierdzić, kto miał rację.
III przypadek:
Brak odpowiedzi przeciwników w przypadku składania propozycji zmiany terminów meczów w systemie extranet lub zbyt późne odpowiadanie na propozycję. Zdarzają się przypadki, że odpowiedź przychodzi na dzień przed kolejką, gdzie nie ma możliwości dokonać zmian terminów, ponieważ wcześniej zostały już ustalone przez referenta obsady składy sędziowskie. Przypominamy, że wg regulaminu czas na odpowiedź to 24 h .
Tak więc sami widzicie, że temat wydaję się banalny, ale zaniedbanie czynności przez jedną osobę może skomplikować sytuację.
Reasumując, prosimy o częste sprawdzanie informacji w module klubowym (extranet) oraz obowiązkowo w zmianie terminów spotkań (propozycja – akceptacja) mają uczestniczyć zainteresowane kluby.